Akteneinsicht beantragen: Muster zum Ausfüllen

Wann brauchen Sie dieses Schreiben?

Dieses Schreiben nutzen Sie, wenn Sie in einem laufenden oder abgeschlossenen Verwaltungsverfahren nachvollziehen wollen, worauf die Behörde ihre Entscheidung stützt – typischerweise vor einem Widerspruch oder einer Klage. Voraussetzung ist, dass Sie an dem Verfahren beteiligt sind; ein allgemeines Interesse genügt nicht.

Welche Frist gilt?

Für den Antrag selbst gibt es keine Frist. Wichtig ist der Zusammenhang mit anderen Fristen: Läuft parallel eine Widerspruchs- oder Klagefrist, wird sie durch den Antrag auf Akteneinsicht nicht angehalten. Legen Sie in diesem Fall fristwahrend Widerspruch ein – zunächst auch ohne Begründung – und reichen Sie die Begründung nach der Einsichtnahme nach.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist § 29 VwVfG. Der Anspruch steht Beteiligten des Verwaltungsverfahrens zu und reicht so weit, wie die Aktenkenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Ausgenommen sind bis zum Abschluss des Verfahrens Entscheidungsentwürfe und unmittelbare Vorarbeiten; weitere Verweigerungsgründe nennt Abs. 2. Achtung: § 29 VwVfG gilt für das allgemeine Verwaltungsverfahren. In Sozialverfahren – etwa bei Jobcenter, Rentenversicherung oder Krankenkasse – gilt stattdessen § 25 SGB X, in Steuerverfahren die Abgabenordnung. Der Anspruch besteht dort ebenfalls, nur die Vorschrift lautet anders.

• § 29 VwVfG — Die Behörde hat den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist (Abs. 1 Satz 1). Bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens gilt das nicht für Entwürfe zu Entscheidungen und die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung (Abs. 1 Satz 2). Abs. 2 nennt die Gründe, aus denen die Einsicht verweigert werden darf.

Häufige Fragen

Wer darf Akteneinsicht verlangen?

Der Anspruch aus § 29 VwVfG steht den Beteiligten des Verwaltungsverfahrens zu – also insbesondere derjenigen Person, die einen Antrag gestellt hat oder an die sich der Verwaltungsakt richtet. Ein allgemeines Informationsinteresse reicht nicht; dafür gelten die Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder.

Muss ich begründen, wozu ich die Akte brauche?

Ja, zumindest im Kern. Der Anspruch reicht so weit, wie die Aktenkenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung Ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Beschreiben Sie deshalb konkret, welche Entscheidung Sie vorbereiten – etwa einen Widerspruch – und warum Sie dafür den Akteninhalt kennen müssen.

Kann die Behörde die Einsicht verweigern?

Teilweise ja. Bis zum Abschluss des Verfahrens sind Entscheidungsentwürfe und unmittelbare Vorarbeiten ausgenommen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 VwVfG). Daneben darf die Behörde die Einsicht verweigern, soweit sie ihre ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung beeinträchtigen würde, dem Wohl des Bundes oder eines Landes Nachteile brächte oder berechtigte Interessen Dritter entgegenstehen (Abs. 2). Eine vollständige Verweigerung ohne Begründung müssen Sie nicht hinnehmen.

Kostet die Akteneinsicht etwas?

Die Einsichtnahme selbst ist regelmäßig gebührenfrei. Für Kopien oder Scans können je nach Behörde und Gebührenordnung Auslagen anfallen. Bitten Sie um einen Hinweis, falls Kosten entstehen, bevor umfangreiche Kopien angefertigt werden.

Gilt das auch beim Jobcenter oder der Krankenkasse?

Der Anspruch besteht auch dort, beruht aber auf einer anderen Vorschrift: In Sozialverfahren gilt § 25 SGB X, nicht § 29 VwVfG. Passen Sie die Angabe im Betreff und im Text entsprechend an, wenn Sie sich an einen Sozialleistungsträger wenden.